Utilisez la liste de vérification suivante pour planifier un processus d’accueil ciblé qui aidera les étudiants à bien s’adapter à leurs nouvelles fonctions, à accomplir leurs tâches efficacement et à tirer le meilleur parti de leur stage.
Liste de vérification pour l’accueil des étudiants
Le gestionnaire de l’équipe des services aux vétérans envoie à l’étudiant un courriel de bienvenue contenant les informations suivantes:
- Copie du curriculum vitae.
- Liste de références.
- Lettre d’offre d’emploi.
- Copie du contrat de travail signé par les deux parties.
- Feuille de temps.
- Plan de travail.
- Information sur les personnes à contacter en cas d’urgence.
- Ordinateur ou portable de l’employé.
Le gestionnaire de l’équipe des services aux vétérans envoie à l’étudiant un courriel de bienvenue contenant les informations suivantes :
- Date de début exacte.
- Emplacement du bureau (ou préciser si le travail se fera à distance).
- S’il s’agit d’un poste en télétravail, indiquer où récupérer l’ordinateur portable de travail.
- Heure d’arrivée et heures de travail habituelles.
- Code vestimentaire du bureau.
- Documents à apporter (p. ex. carte d’identité).
- Programme du premier jour (p. ex. formations, réunions avec les responsables).
Le responsable de l’équipe des services aux vétérans prépare l’espace de travail de l’étudiant :
- Terminer la préparation de l’ordinateur ou du portable en y installant les logiciels nécessaires.
- Configurer les comptes de courriel et les logiciels.
- Prendre rendez-vous pour obtenir la carte de sécurité (avec photo).
Le gestionnaire de l’équipe des services aux vétérans doit :
- Annoncer l’arrivée du nouvel étudiant au personnel dans un courriel, fournir des informations sur lui et décrire ce qu’il fera pendant son stage.
- Rencontrer l’étudiant pour lui souhaiter la bienvenue au sein de l’organisation, passer en revue les politiques internes et finaliser les documents en suspens.
- Donner une vue d’ensemble de l’organisation, y compris sa vision, sa mission et sa structure. Clarifier la structure hiérarchique.
- Expliquer le programme d’AIT d’ACC et signer la lettre d’accord entre l’employeur et l’étudiant.
- Encourager l’étudiant à suivre ACC sur les médias sociaux.
- Faire visiter le bureau, lui montrer son espace de travail et s’assurer qu’il dispose des outils nécessaires à la réalisation de son travail.
- Présenter les différents services et expliquer leurs fonctions dans le cadre du stage.
- Lui montrer le bureau de son superviseur.
- Lui montrer les autres espaces importants (p. ex. la salle à manger, les photocopieuses et les imprimantes, les toilettes).
Le gestionnaire régional d’ACC devra :
- Discuter du poste en détail, des rôles et des responsabilités et du déroulement prévu des opérations.
- Revoir les attentes avec l’étudiant.
- Créer un plan de travail avec l’étudiant.
- Répondre aux questions et aux inquiétudes de l’étudiant.
- Commencer à planifier la formation et le mentorat.
- Commencer les premières missions comme prévu dans le plan de travail, avec des objectifs clairs pour le premier mois.
- Présenter l’étudiant à ses collègues et à l’équipe.
Le gestionnaire régional d’ACC devra :
- Prendre souvent des nouvelles de l’étudiant au cours des premières semaines.
- S’assurer qu’il n’y a pas de démarches administratives supplémentaires à faire ni de problèmes d’équipement.
- Solliciter les commentaires de l’étudiant et répondre à ses préoccupations.
- Poursuivre la formation nécessaire et les séances hebdomadaires de mentorat.
- Mettre à jour le plan de travail en veillant à augmenter progressivement le niveau de difficulté.
- Évaluer le travail de l’étudiant au fur et à mesure de sa réalisation.
- Fournir des commentaires détaillés.